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Reubicación de Oficina
¿Por qué buscar una re-ubicación de la oficina?
¿Cuáles son los primeros pasos?
¿Cómo se debe planificar el espacio nuevo?
¿Cuáles son algunas de las obligaciones para las personas?
¿Qué otras inquietudes pueden existir?
¿Cuáles son algunos de los riesgos que pueden introducirse cuando se está mudando?
¿Cuáles son algunos de los consejos de elevación y empacado ?
¿Qué precauciones se deben tomar cuando está trasladando colecciones de libros y papel?
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¿Por qué buscar una re-ubicación de la oficina?

Ya sea que una persona se está mudando por el pasillo, o la compañía completa se está mudando a un edificio diferente (o a una nueva cuidad), re-ubicar una oficina puede introducir temas de seguridad y salud que no son una parte "normal" del negocio.

Este documento examina algunos de los aspectos de seguridad y salud de mudar una oficina típica. No cubre la seguridad de contratante, códigos de edificio, permisos, etc. Verifique con su municipalidad local y su departamento provincial para más información sobre este tema.
¿Cuáles son los primeros pasos?

En etapas tempranas, es importante tener una Buena idea de lo que se necesita hacer y cuándo. Establezca una línea de tiempo de las tareas y requerimientos principales. Comunique claramente al personal el porqué algunas tareas deben realizarse, cuándo y porqué se deben hacer tempranamente.

También se debe tratar de planear la fecha de la mudanza cerca de los ciclos de negocio (ej mudarse durante un tiempo de producción bajo o un período "menos ocupado" del año).

Es importante tener un buen entendimiento de las necesidades de la compañía. Por ejemplo, realice un análisis de tarea de trabajo y determine como se hace cada tarea de trabajo. Decida si necesita nuevo mobiliario o si una nueva distribución del mobiliario existente llenaría de mejor manera las necesidades de su personal y sus deberes.

Más información disponible en las respuestas OSH de lo siguiente:

¿Cómo se debe planificar el espacio nuevo?

Empiece haciendo un inventario de lo que tiene.

  • Asegúrese de que su inventario esté actualizado a la fecha. Revise todas las áreas para asegurarse de que no falte nada.
  • Cambie solamente los artículos de uso o de valor a la nueva instalación. Asegúrese de que todo el equipo que se lleva al nuevo espacio está funcionando adecuadamente. También asegúrese de que lo que quiere cambiar se adecuará a los espacios disponibles de la nueva ubicación.
  • Disponga de materiales no deseados adecuadamente. En cuanto al mobiliario, suministros y equipo que están en buen estado pero que ya no se necesita, se puede donar a las instituciones de caridad locales, o "venderlos" al personal para uso en sus casas. También se podría vender el mobiliario usado o tratar de cambiarlo por equipo nuevo.
Adicionalmente se debe evaluar la nueva instalación. Ya sea un edificio nuevo o un espacio renovado, recuerde lo siguiente:
  • Planifique áreas de escritorio, espacios de trabajo comunal, áreas de fotocopias, comedores, salas de primeros auxilios, áreas para café, cocinas, áreas de almacenamiento, biblioteca/ área de libros, sala de reuniones, otras áreas de uso especial, closets para abrigos, etc. Todas las áreas del edificio deben cumplir con los requerimientos de accesibilidad de las políticas o legislación de "libre de barreras" que se aplican en su lugar de ubicación.
  • Determine si el personal necesita privacidad debido al trabajo que realiza (paredes/ puertas vs cubículos), salas de teleconferencias/ teléfono separadas.
  • Determine el número y la colocación de los tomacorrientes eléctricos, cableado de computadora, líneas telefónicas, etc.
  • Determine el número de instalaciones para salas de aseo personal, servicios sanitarios, duchas, etc. (algunos de estos puntos pueden ser determinados por los códigos de construcción u otra legislación).
  • Si tiene necesidades especiales -como un producto de desechos que tiene que ser eliminado en alguna forma especial- recuerde planificar espacios para "guardar" dichos materiales hasta que puedan ser recogidos.
  • Revise todas las políticas tales como respuesta de emergencia y seguridad para asegurar que se ajustan a las necesidades del nuevo edificio.
  • Verifique tanto la ventilación (movimiento del aire) como la calidad del aire (posibles contaminantes, salidas de gas, etc)
  • Haga una inspección completa antes de mudarse..
El personal requerirá orientación para el nuevo edificio.
  • Monitorée el ajuste del personal a la nueva instalación. Algunas políticas o pautas de etiqueta de oficina necesitan cambiarse?
¿Cuáles son algunas de las obligaciones para las personas?

Todo el personal debe estar conciente de los nuevos riesgos de seguridad que pueden estar presentes y participar en el proceso de toma de decisiones. Es importante que el personal sepa que puede reanudar sus tareas de trabajo y funciones tan pronto como sea posible. Priorice los artículos esenciales para iniciar (computadoras funcionado, requerimientos de red, etc) teléfono /mail, etc. Comunique este horario a todo el personal por adelantado.

Las responsabilidades individuales del personal puede incluir:

  • Organizar los archivos de oficina para empaque y transporte.
  • Limpiar las áreas comunes y de almacenamiento.
  • Limpiar el disco del computador/ el espacio de red.
  • Pertenencias personales. Será mejor tomar artículos de valor "que se pueden romper" y llevarlos a casa antes de mudarse. Los artículos que usted quiere en la nueva oficina pueden traerse de nuevo luego de la mudanza.
¿Qué otras inquietudes pueden existir?

Como parte importante de la reubicación, ya sea en la ciudad o en una nueva ciudad, es tener conciencia de los impactos en los empleados desde la perspectiva social. Estas inquietudes pueden ser sobre muchos temas tales como:

  • Parqueo, servicios locales, restaurantes, etc.
  • Transporte de bus accesible.
  • Vivienda y servicios de mudanza.
  • Cualquier desafío cultural y de idioma.
  • La diferencia entre mudarse de una comunidad grande a una pequeña y viceversa.
  • Cuando sea necesario, la asistencia de carrera, la asistencia de reubicación, Programa de Asistencia al Empleado (PAE), etc.
  • Necesidades familiares: cuidados del adulto mayor, empleo del cónyuge, cuidado de los niños, necesidades de educación del niño, etc.
  • Haga una lista de los clubes locales o de caridad, así como una lista recomendada de las compañías de servicio (plomería, electricidad, calefacción, etc).
¿Cuáles son algunos de los riesgos que pueden introducirse cuando se está mudando?

Los riesgos que se introducen incluyen:

  • Riesgos de tropezar y caer debido a obstáculos como cajas, muebles, carritos, etc.
  • Obstrucción de paso, corredores, pasillos, etc.
  • Asuntos de Manipulación Manual de Materiales (MMH) como elevación, cambio, empuje, halado, empacado, desempacado, etc.
  • Uso de productos de limpieza.
  • Polvo.
  • Organización de la estación de trabajo ¿nueva disposición de los muebles o en un espacio diferente se necesitará evaluación ergonómica para asegurar que se ajuste al trabajador, que no hayan reflejos de las luces o de las ventanas, etc.
¿Cuáles son algunos de los consejos de elevación y empacado ?

Cuando se está empacando, asegúrese de que los pasillos estén libres de obstrucciones. Las cajas y recipientes deben colocarse en un área común si no hay suficiente espacio en el lugar de trabajo para empacar y guardarlas.

Asegúrese de que tenga a mano los suministros adecuados para mudarse. Estos incluyen:

  • Cajas o recipientes (con buenas agarraderas).
  • Materiales de empacado (papel, pedacitos de estereofón, etc.).
  • Marcadores, etiquetas, cinta adhesiva.
  • Carritos manuales, carretillos, etc.
Cuando esté levantando, recuerde:
  • Que las cajas deben de estar cerradas y selladas con cinta adhesiva. También deben de ser suficientemente livianas para que una persona las acarree de manera segura.
  • Etiquete claramente. Marque la caja si se debe mantener en posición vertical.
  • Utilice buenas técnicas de elevación.
    • No gire, alcance, etc.
    • No levante cajas por encima de sus hombros.
    • Acérquese lo más que pueda a la caja antes de intentar levantarla.
Ver documento de respuesta OSH en Manipulación Manual de Material (elevación) para más información.
¿Qué precauciones se deben tomar cuando está trasladando colecciones de libros y papel?

Además de los riesgos de seguridad (caídas, tropezones con cajas); y preocupaciones por el levantamiento, puede también experimentar problemas con polvo, ácaros de polvo, moho, polilla de libros, especialmente si los papeles o libros han estado guardados por algún tiempo.

Los tres riesgos principales de inhalación son polvo, ácaros de polvo y moho. Si éstos están presentes es probable que sean transportados por el aire cuando el personal esté manipulando los materiales. Una vez que los materiales son transportados por via aérea, existe entonces el potencial para que el personal se vea expuesto.

Los ácaros de polvo son invisibles y son un alérgeno bastante común. Las personas que son alérgicas a los ácaros de polvo pueden experimentar síntomas como picazón, ojos irritados, y nariz floja, resfrío y en casos más severos, falta de aliento y dificultad para respirar (asma). Se podría retrasar el inicio de síntomas severos y se podrían presentar por la noche.

El moho crece en áreas cálidas en donde hay alta humedad (superior a 70%) o en materiales que se han humedecido. Existen muchas clases diferentes de moho. Existen los mohos extremadamente tóxicos que pueden ponerle muy enfermo y existen mohos que no son tóxicos. Si el moho es visible entonces está activo. Puede tener muchos colores diferentes. Puede aparecer como manchas en la tapa o en las páginas expuestas en los libros.

El moho probablemente estará presente si hay alta humedad durante la primavera y el otoño aunque no esté particularmente caliente. Si no hay contaminación fuerte observada entonces los materiales deben ser verificados para ver si tienen contaminación limitada. Esto se puede hacer utilizando un aplicador de algodón para limpiar el exterior del libro. Si parece haber moho en el aplicador de algodón después de aplicarlo entonces probablemente el moho está presente. Para más información sobre moho refiérase por favor a las respuestas OSH Calidad de aire en interiores-Moho y Hongos.

La polilla de libros (sócidos) es diminuta, suave, transparente para insectos gris con blanco de alrededor de 1/32 a 3/16 de pulgada (1 a 4 mm) de largo, usualmente sin alas y pueden pasar desapercibidos. Es útil utilizar un lente manual y una linterna para detectarla. La polilla de libros evita la luz y prefiere las temperaturas de aproximadamente 24º C a 30º C (75F a 85F) con humedad relativa de 75 a 90%. No muerden a los humanos o a los animales o propagan enfermedades. Sin embargo se puede irritar la piel en algunas personas sensibles.

Los procedimientos y precauciones recomendadas para limpieza y empacado por parte del personal incluyen:

  • Realizar una inspección completa de los materiales. Verifique si hay contaminación por moho.
  • Utilice guantes (el tipo de guantes depende de los riesgos presentes. Se están usando agentes de limpieza o blanqueadores?).
  • Instaure un programa de respirador.
    • Si hay moho presente, el personal debe utilizar respiradores de media máscara desechables con un filtro HEPA (filtro de nivel 100 para polvo sin particulados de aceite, N100. Este asume que las concentraciones de amoniaco o cloro por vía aérea de los productos de limpieza o blanqueadores son suficientemente bajas de manera que el cartucho químico no tiene que ser utilizado con el filtro particulado).
    • Si no hay moho presente, sólo el personal alérgico a los ácaros debe utilizar el respirador de media máscara desechable con un filtro HEPA. Toda el resto del personal debe utilizar un respirador de particulado desechable (N95).
  • Utilice ropa que pueda lavarse en lavadora. Lave la ropa después de empacar y antes de usarla de nuevo.
  • Informe al personal sobre los riesgos potenciales y las precauciones necesarias.
Ultima actualización del documento: 2002-12-19

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