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Comité Conjunto de Seguridad y Salud Ocupacional - Estructura
¿Está definido claramente el objetivo del comité?
¿Apoyan, pero no remplazan, las actividades del comité a las políticas de seguridad y salud de la compañía?
¿A quién informa el comité?
¿Se reúne regularmente el comité?
¿Se logra un 100% de asistencia en las reuniones?
¿Se posponen frecuentemente las reuniones?
¿A qué hora se realizan las reuniones?
¿En dónde se efectúan las reuniones?
¿Empiezan y terminan las reuniones a tiempo?
¿Se interrumpen frecuentemente las reuniones?
¿Se prepara una agenda para cada reunión?
¿Cuál es el procedimiento para incluir nuevos temas de negocios en la agenda?
¿Se distribuye la agenda a todos los miembros antes de cada reunión?
¿Se usa el tiempo de la reunión de manera productiva?
¿Cómo se toman las decisiones en las reuniones?
¿Concluyen todos los temas de asuntos nuevos o no terminados con recomendaciones específicas para acción?
¿Se conservan actas completas de las reuniones?
¿Están disponibles las actas para la gerencia y los miembros del comité, y pegadas rápidamente para que todos los trabajadores las lean?
¿Por cuánto tiempo se deben conservar las actas en archivo?
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¿Está definido claramente el objetivo del comité?

Los roles y responsabilidades del Comité Conjunto de Seguridad y Salud están generalmente definidos en la legislación de seguridad y salud. Especificar un objetivo en términos simples es importante dado que el objetivo ayudará posteriormente a definir los deberes y responsabilidades del Comité Conjunto de Seguridad y Salud. Si se especifican demasiados objetivos, puede llevar a los miembros a tener diferentes prioridades y a que la energía se disperse en diferentes direcciones al mismo tiempo. Ejemplos de respuestas razonables de la literatura de seguridad son:

  • Crear y mantener activo el interés en seguridad y salud y reducir accidentes
  • ayudar a identificar problemas, formulando políticas y procedimientos, monitoreando y mejorando la seguridad y salud del lugar de trabajo
  • discutir y tomar acciones efectivas en cuanto a las principales condiciones que provocan accidentes
  • ayudar a promover la conscientización sobre los temas de seguridad y salud y una atmósfera de cooperación entre gerencia y trabajadores

Algunas jurisdicciones han legislado para otorgarles un grado de poder para tomar decisiones sobre temas de seguridad y salud. El resultado final es una mayor participación útil del trabajador en un nivel en que suceden más comúnmente los accidentes y los riesgos de salud. El objetivo declarado del comité debe estar incluido en el reglamento de políticas de seguridad de la compañía.

¿Está la autoridad del comité claramente definida ?

El grado de autoridad del comité debe estar claramente definido y registrado permanentemente. Cuando un individuo o grupo es responsable por un conjunto de actividades, la autoridad conlleva responsabilidades que deben ser garantizadas. Un grado de responsabilidad sigue siendo necesario si el comité conjunto de seguridad y salud actúa sólo con un rol consultivo. La ley federal o provincial que hace el requerimiento de un comité de seguridad y salud puede también declarar un monto mínimo de autoridad que ese comité debe tener. Ejemplo sería el derecho a realizar o participar en inspecciones e investigaciones, asesorar en casos en que se rehúse a hacer un trabajo seguro. Realizar reuniones regulares y monitorear el cumplimiento con las regulaciones. Verifique la legislación apropiada para estas características en su caso.

Una organización puede ampliar el mínimo de autoridad garantizado por la legislación. Normalmente este aumento de autoridad no llega a situaciones en las que la responsabilidad del supervisor pueda ser eliminada, tales como corregir actos no seguros o lanzar una operación insegura (a menos que exista un riesgo inminente). Sin embargo un miembro del comité debe tener el derecho de discutir la resolución de temas de seguridad con cualquier supervisor. Como con todos los temas del comité de seguridad y salud, el grado de autoridad debe ser resuelto por medio de una discusión conjunta gerencia /empleados.

¿Apoyan, pero no remplazan, las actividades del comité a las políticas de seguridad y salud de la compañía?

Una lista completa de las actividades del comité de seguridad y salud, tal vez combinada con especialistas de seguridad de tiempo completo del personal, pueda hacer que una organización crea que ha llenado sus requisitos de seguridad. Debe entenderse claramente que esto no es así. Las actividades del comité de seguridad sólo son una parte de un programa de seguridad general que incluye responsabilidades de los individuos (gerente, supervisor, trabajador), capacitación, prestación de instalaciones de primeros auxilios y médicas y mantenimiento preventivo.

¿A quién informa el comité?

La persona a quién se reporta el comité debe conocer todos los deberes del comité, temas de seguridad y salud, y estar comprometida con la prevención de enfermedades y lesiones ocupacionales. Se puede decir que cada miembro del comité es responsable ante el director, y el comité es responsable ante todos los empleados. Prácticamente, sin embargo, es necesario ser más específico si se espera un rápido seguimiento sobre las recomendaciones. La mejor opción es usualmente un miembro de la alta gerencia, dado que esta persona tiene más posibilidad de tomar acción directa sobre los problemas que se le presenten. Las posiciones del personal tales como el coordinador de seguridad o el departamento de personal pueden estar en una posición menos favorable para hacer esto.

¿Se reúne regularmente el comité?

Un comité que no se reúne en una base regular va a perder su norte y será percibido por los trabajadores y la gerencia como de uso limitado. Algunas leyes establecen que el comité de seguridad y salud debe reunirse por lo menos mensualmente o trimestralmente (cada tres meses). Bajo cualquier circunstancia, por las etapas iniciales de un comité recientemente formado o en donde exista un problema extraordinario de seguridad, será necesario reunirse más a menudo de lo que es el mínimo legal. En organizaciones en donde parece que los accidentes están bajo control, el tiempo de reunión puede ser utilizado efectivamente para educación adicional de seguridad de sus miembros.

¿Se logra un 100% de asistencia en las reuniones?

Los comités de seguridad no deben darse por satisfechos con tener simplemente el quórum en cada reunión, deben lograr o luchar por tener un 100% de asistencia. Obviamente esta meta es rara veces alcanzable en casos en que no se hayan nombrado sustitutos, enfatizando la importancia de esta provisión. El ausentismo deja parte de la fuerza de trabajo sin representación, crea discontinuidad en las actividades del comité, indica una falta de compromiso con los objetivos de seguridad y reduce la credibilidad del comité como un todo.

¿Se posponen frecuentemente las reuniones?

Las reuniones deben programarse bien y con anticipación, idealmente para una hora del día y un día de la semana que promueva la asistencia regular y permita el tiempo de preparación de sus miembros. Una vez que se ha fijado la hora y la fecha, la reunión no debe ser pospuesta excepto por razones de emergencia. Reuniones frecuentemente pospuestas serían vistas como síntomas de falta de interés en seguridad, falta de compromiso gerencial y falta de liderazgo del comité.

¿A qué hora se realizan las reuniones?

La programación de la hora de las reuniones puede depender de factores que son difíciles de controlar. Por ejemplo, cuando diferentes turnos tienen que estar representados, una hora inmediatamente antes o después de un cambio de turno sería lo mejor. Conflictos con la hora en que muchos empleados clave se necesitan en sus estaciones de trabajo debe evitarse en la medida de lo posible. Las reuniones se realizarán durante el turno del medio día con posibilidad de compensar la prestación de los trabajadores del turno que no es de día a los que se les pide asistir. Cualquiera que sea la hora escogida, debe de ser la misma para cada reunión a fin de promover la asistencia y enfatizar la importancia de las actividades del comité de seguridad y salud.

¿En dónde se efectúan las reuniones?

La ubicación del lugar en donde se sostendrán las reuniones influye tanto en la capacidad de un comité para realizar su trabajo como en la percepción de su importancia. Una oficina demasiado llena o un lugar para almorzar es de muy poca utilidad para promover reuniones efectivas. Cuando sea posible, una sala de conferencias equipada con ayudas de capacitación adecuadas tales como rotafolios, pizarras, y pantallas sería lo ideal. En todo caso el área escogida debe de ser una en la que las reuniones se realicen en condiciones tranquilas y sin interrupciones.

¿Empiezan y terminan las reuniones a tiempo?

Como toda reunión importante bien organizada, las del comité de seguridad y salud deben iniciar inmediatamente a la hora designada. Los inicios tardíos son otro signo de advertencia de la falta de interés o compromiso de sus miembros. Por otro lado, dado que los miembros del comité tienen otros deberes que realizar, las reuniones deben terminar siempre a la hora programada.

¿Se interrumpen frecuentemente las reuniones?

No importa qué tan cuidadosamente haya sido planeada, ninguna reunión que es frecuentemente interrumpida por llamadas de teléfono, gente que entra para discutir algo con individuos, o en donde los miembros del comité son llamados fuera de la sala, solo degenerará en un estado de desorganización. Estas interrupciones pueden indicar que la reunión no es muy importante y definitivamente secundarían las actividades normales del día a día de la compañía.

¿Se prepara una agenda para cada reunión?

Una agenda sirve tanto como guía para la preparación de los miembros en esa reunión, como para establecer el orden de asuntos de la reunión en sí. Se deben considerar puntos como los siguientes:

  • pasar lista
  • presentación de visitantes
  • aprobación de las actas
  • aprobación de los negocios que salen de las actas(incluyendo los informes de progreso sobre temas pendientes)
  • reportes (inspecciones, accidentes, estadísticas)
  • nuevos negocios (establecidos por puntos)
  • sesión educativa
  • hora, fecha, lugar de la siguiente reunión
  • cierre
¿Cuál es el procedimiento para incluir nuevos temas de negocios en la agenda?

Todos los empleados (gerencia y mano de obra) deben ser motivados a entregar temas a sus representantes del comité a los que se les debe dar la oportunidad de presentar los temas para discusión. Sin embargo, dado que el comité sólo tiene un tiempo limitado para tratar con aspectos de seguridad y salud, estos temas deben ser proyectados antes de que el comité en pleno los trate. Se deben establecer prioridades basándose en la experiencia de accidentes, reportes de inspección, o eventos tales como introducción de un nuevo equipo o procedimientos. La aprobación de los temas de agenda debe realizarla el comité completo, pero se corre el riesgo de pasar mucho tiempo discutiendo las prioridades en vez de tratar los problemas verdaderos de seguridad y salud. La decisión debe de dejarse mejor a discreción de quién preside, o del presidente y secretaria, siempre que la gerencia y la parte laboral estén representadas en la decisión.

¿Se distribuye la agenda a todos los miembros antes de cada reunión?

Una de las razones para preparar una agenda es permitir que cada miembro se prepare para la reunión. Esta preparación puede involucrar discusiones con el grupo que él o ella representa, estudio de problemas de seguridad y salud anotados en la agenda, o recolección de alguna otra información. Cada miembro necesita conocer los temas a considerar para poder contribuir de manera eficiente en la reunión.

¿Se usa el tiempo de la reunión de manera productiva?

Una agenda detallada ayudará a asegurar que las reuniones del comité se realicen de manera ordenada pero también hay otras consideraciones. La reunión no debe utilizarse como un foro para tratar quejas generales y molestias que tiene otros canales para ser escuchados. Temas personales y disciplinarios deben dejarse para que la gerencia de línea normal, departamento de personal, y personal de sindicato los traten mientras que el comité de seguridad y salud dedica su atención a temas de seguridad y salud.

En casos individuales de actos o condiciones inseguras (temas ÒfijosÓ) son temas que se deben resolverse de manera rutinaria por medio de la gerencia de línea y no a través del comité de seguridad y salud. Cuando estos puntos sean recurrentes en las reuniones del comité, es una indicación de que los términos de referencia no están claros o que las personas están fallando al ejecutar sus responsabilidades. Estos temas sólo se convierten en un tema apropiado para acción del comité cuando una inspección revela no cumplimiento general con los procedimientos/ reglas de seguridad, o cuando han fallado otros medios para tomar las acciones correctivas.

Por otro lado, los miembros del comité deben estar conscientes de la acción tomada para resolver casos de temas ÒfijosÓ, a fin de poder compartir la información o para tomar una acción posterior como comité. Se espera que haya desacuerdo en algunos temas pero deben resolverse de manera no controversial basándose en hechos conocidos y pensando lógicamente para que esto lleve a recomendaciones razonables.

En un ambiente en donde la mano de obra y la gerencia tienen un historial de confrontación, puede ser sano no incluir en el comité al personal de la gerencia y del sindicato que participan en convenciones colectivas. Es muy difícil para la mayoría de las personas cambiar de una posición de confrontación esperada en las convenciones a una de cooperación mutua requerida por el trabajo del comité de seguridad y salud.

¿Cómo se toman las decisiones en las reuniones?

Todos los miembros del comité deben entender la manera en que las decisiones, recomendaciones o futuras actividades del comité se realizan. Tanto como sea posible las decisiones se deben tomar por consenso. El voto formal debe evitarse si es posible debido a su naturaleza inherente de Òtomar partidoÓ. Ninguna persona debe tener poder de veto sobre lo que se recomiende. La situación ideal será lograr el consenso a través del proceso de permitir a cada persona presentar sus argumentos y debatirlos por todos los miembros del comité. Soluciones de compromiso en forma de más de una recomendación, establecimiento de prioridades, o medidas provisionales pueden ser la manera para salir de una situación aparentemente difícil. Si se logra el acuerdo general se conseguirá el apoyo por decisión del comité entero y de todos los empleados. El proceso de toma de decisiones es un elemento clave para determinar la unidad del comité y desarrollar un espíritu de cooperación necesario para operar de manera eficiente.

¿Concluyen todos los temas de asuntos nuevos o no terminados con recomendaciones específicas para acción?

La función principal del comité de seguridad y salud es darle seguimiento a las recomendaciones. Al concluir cada tema de discusión con una recomendación específica, es menos probable que se trate reunión tras reunión. Con cualquier pregunta compleja, una forma útil de verificar cuan completa es la respuesta es ver si las preguntas: Qué?, Porqué?, Cómo?, Dónde?, Cuándo?, y Quién? son contestadas. El problema debe establecerse en términos claros basándose en hechos conocidos.

Normalmente se harán recomendaciones sobre temas referentes a los riesgos recientemente reportados, riesgos conocidos que no habían sido tratados por el gerente de línea, o aquellos que requieren grandes gastos de dinero y que deben ser referidos a una autoridad superior. El comité puede investigar problemas y tratar de encontrar la causa primordial. La solución recomendada debe de ser lógica, cumplir con los requisitos legislativos y ser el mejor método práctico posible. La ubicación y el marco de tiempo deben ser especificados en la recomendación. En algunos casos, como cuando se considera un período de espera mientras que un equipo se compra y se instala, puede requerirse una solución provisional.

Finalmente, y tal vez lo más importante, las personas responsables de tomar acciones posteriores deben ser nombradas. El comité de seguridad y salud debe tener en mente que esta tratando de vender una recomendación a una gerencia superior y por lo tanto debe utilizar toda su habilidad para presentar un argumento convincente.

¿Se conservan actas completas de las reuniones?

Las actas de las reuniones del comité de seguridad y salud deben guardar trazas de los problemas de seguridad y establecer cuáles recomendaciones se han hecho. Las actas sólo sirven para promover seguridad a todos los trabajadores y como registro permanente de las actividades del comité de seguridad y salud. Los puntos incluidos generalmente son: :

  •   hora y fecha de la reunión

  •   quién asistió

  •   temas discutidos (informes, problemas, estadísticas, educación)

  •   razones para las recomendaciones (y contra argumento presentado)

  •   recomendaciones (especificando acción, por quién y cuándo)

  •   hora y fecha de la próxima reunión

    Las actas deben ser breves y enfatizar todas las recomendaciones y decisiones. La secretaría debe tomar notas durante la reunión, utilizando la agenda como una guía y hacer las actas inmediatamente después, mientras que los procedimientos están frescos en su memoria. No se quiere o se desea una copia exacta de todo lo dicho, y las actas no deben ser tan largas que desestimulen la lectura por parte de los trabajadores.

    ¿Están disponibles las actas para la gerencia y los miembros del comité, y pegadas rápidamente para que todos los trabajadores las lean?

    Pegar pronto las actas mostrará que las soluciones a los problemas de seguridad se han seguido sin retraso. También indica que el comité de salud y seguridad está operando de manera eficiente y enfatiza que la seguridad es un punto prioritario en la organización. Algunas jurisdicciones requieren que las actas se envíen a organizaciones/ agencias regulatorias / empleados que representan a los trabajadores.

    ¿Por cuánto tiempo se deben conservar las actas en archivo?

    Las actas de reuniones previas son fuentes útiles de información puesto que pueden mostrar tendencias y revelar problemas que requieren más investigación, capacitación de nuevos miembros del comité, o la determinación de temas de capacitación de seguridad. El tiempo que se conservan puede variar según la frecuencia de las reuniones y otros factores pero se recomienda un mínimo de dos años.

    Ultima actualización del documento: 1998-04-08

    Copyright ©1997-2006 Centro Canadiense de Salud y Seguridad Ocupacional


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